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今回は、来客対応時のマナーについてお伝えします。
秘書の仕事に限らず社会人として必要な知識なので、まだ働いた経験のない方は知っておくと今後必ず役に立つと思います。
既に働いている方は新人の頃に先輩から教わったのではないでしょうか。
教わる先輩や企業によって対応の仕方が異なると思うので、転職などをした際に恥をかかないよう、基本の来客対応を知っておくと便利です。

来客を取り次ぐ場合

■転任・着任、年末年始などのあいさつ
この場合はアポイントがなくてもできるだけ上司に取り次ぎます。
会社名と氏名をお伺いして、上司に伝え、取次の有無を確認します。
上司が不在の場合は代理の者に取り次いでもいいか、「もしよろしければ、代わりに〇〇がお話を伺い、後ほど上司に伝えますがいかがでしょうか？」などと言い、お客様に確認をします。

来客を取り次がない場合

■寄付の依頼や広告営業
基本的には断るように指示されていることが多いですが、指示がない場合は事前に上司に対処法を相談しておきます。
また、担当の部署があれば、そちらに確認します。
■紹介状を持参
アポイントがある場合は通常通り取り次ぎます。
アポイントがない場合は会社名と氏名をお伺いして、紹介状を預かり、封を開けずに上司に渡し、取り次ぎの有無を確認します。

ご案内時のマナー

■案内を始めるときは、「〇〇へご案内いたします」と伝え、お客様の少し斜め前を歩いて誘導します。

■エレベーターでは、「〇階でございます」と伝えてから自分が先にエレベーターに乗り、開ボタンを押してお客様を誘導します。エレベーターに先に人が乗っている場合は、ドアを押さえてお客様を先に乗せます。降りる際は、お客様を先に降ろします。

■階段では、上がるときはお客様の斜め後ろ、下りるときはお客様の斜め前を歩きます。お客様がスカートを履いている場合は、上がるときも斜め前を歩きます。

■部屋に到着したら、「こちらでございます」と言ってドアをノックし、開けます。外開きのドアはお客様を先に部屋に入れ、内開きのドアは自分が先に部屋に入ってドアを押さえ、お客様を迎え入れます。「お掛けになってお待ちください」と言い、部屋のドアをゆっくり静かに締めます。

お見送り時のマナー

■自分の席で見送る場合は、椅子から立ち上がり、「失礼いたします」と一礼します。
お客様が部屋を出て見えなくなるまで、立ったまま見送ります。

■エレベーターの前で見送る場合は、お客様がエレベーターに乗ったら「ありがとうございます」や「失礼いたします」などと一礼し、ドアが閉まるまで見送ります。

■車の前で見送る場合は、発車しようとしたら一礼し、車が見えなくなるまで見送ります。

名刺受け取り時のマナー

名刺は胸の高さで、まず右手で受け取り、左手を添え、両手で受け取ります。（相手の会社名や氏名などに指がかからないように両角を持ちます。）
その際、「頂戴いたします」と言ってお辞儀をします。
受け取ったら、「〇〇会社の△△様ですね」と復唱します。読み方がわからない場合は、「失礼ですが、何とお読みすればよろしいでしょうか」と尋ねて確認します。

さいごに

一般的な作法を身につけておけば、恥をかくことはまずないです。
簡単なので、この機会にぜひ覚えましょう。
転職の際にも役に立つはずです。

ゆ