弔事対応について

2023.09.15 秘書の仕事

≪内容に広告・プロモーションを含みます≫

秘書の仕事が始まってすぐ、取引先の社長がご逝去され、弔事対応をすることになりました。
弔事の対応はスピード感が大事です。

情報収集

まずは、上司や関係部署の方から下記の情報を入手します。
・逝去の日時
・死因
・葬儀の形式
・通夜・葬儀・告別式の日時と場所
・喪主の氏名・住所・故人との関係

情報を入手出来たら、上司と対応について打ち合わせます。
・参列の有無、参列する場合はどちらに参列するか
・香典の金額、名前
・供物・供花・弔電は必要か

供花、弔電が必要な場合は、通夜に間に合うように手配します。

【供花】
会場に問い合わせをして注文します。
電話で注文できる場合もあれば、ＦＡＸを送る場合もあります。

【弔電】
弔電は基本的には喪主の方宛に出します。
インターネットから注文ができます。

　「●●様のご逝去の報に接し、
　　謹んでお悔やみ申し上げますとともに、
　　心からご冥福をお祈りいたします。」

●●の部分に敬称を入れます。
敬称は弔電の受取人(喪主)から見た故人との関係によって変わるので、注意しましょう。

受付では、「この度はご愁傷さまでした」や「お悔やみ申し上げます」などの言葉とともに、香典を相手側に向けて両手で渡します。

※自分が代理であることや上司が参列できない理由などは述べません。

記帳簿には上司の名前を書き、下に小さく「代」と書きます。

弔事は予告なく突然やってくるものです。
落ち着いて対応ができるよう、以上の流れを確認しておきましょう。